Những quy tắc cần nắm khi giao tiếp bằng Email

Đừng viết 1 email không chỉn chu. Sau đó lại gửi thêm vài email với nội dung: “Chị ơi nãy em thiếu ý này…”. Đọc lại thật kỹ trước khi gửi.

1. Tên email lịch sự, không dùng ký hiệu đặc biệt. Subject là điểm cốt lõi của nội dung.

2. Hãy dùng BCC. Đừng spam!!!

3. Sử dụng Reply/Reply All/Forward để trả lời. Không cần dùng quá nhiều “New email” cho cùng 1 vấn đề.

4. Thêm số di động vào chữ ký, nếu để số bàn nhớ kèm số extension (số máy nhánh). Website chưa có thì không nên để ở chữ ký.

5. Đừng viết tiểu thuyết! Viết ngắn gọn, chia đoạn, dùng bullet để rõ ý chính.

6. Nhớ tắt capslock khi không cần dùng đến! Nếu dùng tiếng Việt nhớ đánh có dấu.

7. Khi nhận được thông tin, hãy xác nhận cho người gửi biết. Hãy tập nói “không” nếu không đồng ý, thay vì cố tình im ru để vấn đề trôi đi. Đừng đọc xong để đó.

8. Có những email rất lạ, kiểu như:
– Subject: “Gửi chị”
– Nội dung email: “Xem file đính kèm”
– File đính kèm: Book1.xlsm

9. Lời chào cao hơn mâm cỗ

10. Hãy tỏ ra chuyên nghiệp dù rất bực mình! Email đi rồi cũng chẳng thể rút lại như lời nói. vì vậy, đừng để bản thân khó xử và mua thêm bực mình nhé!

11. Mọi người thường ngại để deadline vào email, đặc biệt nhân viên thường không dám để deadline vào email gửi cho trưởng phòng hay sếp. Đó là vấn đề khiến việc của bạn không chạy. Người nhận không cảm thấy mức độ cần thiết của email. Luôn có deadline là một thói quen tốt.

12. Đừng chậm trễ vì chờ email. Có một số việc, chỉ cần một cuộc điện thoại là đã giải đáp được hết thắc mắc. Hoặc những việc đang cần gấp, đừng ngồi viết email qua lại. Gọi điện xong đừng quên viết email mô tả nội dung cuộc nói chuyện đấy nhé. Tùy cơ ứng biến nhưng vẫn cần chu đáo.

13. Đừng viết 1 email không chỉn chu. Sau đó lại gửi thêm vài email với nội dung: “Chị ơi nãy em thiếu ý này…”. Đọc lại thật kỹ trước khi gửi. Chú ý chính tả, khoảng trắng, các ý chính đã đầy đủ chưa.

14. Cảm xúc có thể ảnh hưởng đến sự quyết định của người đọc. Bạn không thể biết cảm xúc của người nhận đang như thế nào, vì vậy hãy gọi 1 cuộc điện thoại “thăm dò” trước khi gửi báo giá, bản phác thảo, đề nghị…cũng là một ý hay.

15. Nếu không quản lý tốt thời gian thì có khi bạn chẳng làm được gì khác ngoài việc: nhận mail, đọc mail, trả lời mail. Hãy cài đặt thời gian nhận mail trên Outlook, Gmail để tránh phải dính với email cả ngày.

Related posts:

Nội Dung Khác

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *